GTD是Getting Things Done的缩写，意思是“把需要做的事情处理好”，代指一种管理时间的方法。效率总是人们实现愿望的一大门槛，相信大家或多或少尝试过效率软件，日历、提醒事项、滴答清单、ToDo等等，本文将介绍这类软件的使用方法以及相关的原理。
简介
效率总是人们实现愿望的一大门槛，相信大家或多或少尝试过效率软件，日历、提醒事项、滴答清单、ToDo等等，本文将介绍这类软件的使用方法以及相关的原理，并特别指出日历类与GTD类软件的区别。
上述效率软件通常结合GTD（Getting Things Done）方法使用。GTD是一种时间管理、任务管理方法，作者没有读过原著，但通过一些博客总结了一套自己的GTD方法。
GTD的五个核心原则是：收集、分类、组织、回顾、执行。GTD理论认为，人的精力有限，一旦脑力跟不上，就会混乱，可通过合理分配脑力以优化五个步骤：前四步准备充分，第五步傻瓜执行。前期充分准备，执行便可心无旁骛，更轻松、也更专注，提高效率理所当然。
切记任何效率软件都是为人服务的，无需刻意、过度使用，你的精力更应放在任务上而非安排任务上。初次使用GTD方法管理任务会觉得麻烦浪费时间，但养成习惯后，会大大提高任务繁重时的效率。
核心原则
收集：
每当遇到新任务时，就停下手里的事，将新任务加入收集箱。
收集箱是杂乱无章的，他的作用就是收集待执行任务。单条任务编写时间过长意味着需要拆分，这时就是熟能生巧的部分，怎么收集任务才能不影响手里的事。
分类：
空闲时将收集箱里的任务初步整理分类。
任务可以分为三类，尽快完成的、条件触发的和模糊任务。我们最常遇到的就是需要尽快完成的任务，这类任务多而繁，使用GTD软件将其记录下来能够给我们的大脑腾出一些精力。条件触发的任务通常是时间触发和前序触发，就是到几点该干嘛、某人完成了某任务后我这个任务才能开始。模糊任务一般是模糊的想法或长远目标，如旅游、装修、学一门语言，当有空了需要将其提取出来，细致得做好安排。
组织：
组织阶段需要详细制定计划、任务步骤、截止日期，将其挪入今日任务清单，为执行阶段做好最后的准备。
回顾：
回顾阶段随时出现，空闲时随时回顾尽快完成和模糊任务，同时需要在条件触发任务的条件触发时，将其挪入尽快完成。
执行：
按照组织的任务一步步执行，每天应尽量清空今日任务清单。
通用方法
由简至繁
第一阶段：初识
从只有收集箱开始，养成收集、回顾、执行任务三部曲的习惯再使用进阶技巧，或者使用过程中遇到了效率问题，再回顾这篇博客，对自己GTD使用流程进行优化。
收集：有任务、事件来了立马记入收集箱。
组织：不定期查看收集箱，完善简短的任务描述、改正因匆忙录入出现的错别字……
回顾、执行：空闲时选定一条任务执行。
第二阶段：规范
简化的GTD核心原则：收集、整理、执行，设置四个todo列表：收集箱、远期任务、尽快完成、今日待办。收集到的所有任务都写入收集箱；空闲时整理收集箱中的任务，完善任务细节（合理设置截至日期），并将其挪入对应的列表；执行今日列表中的任务。
第三阶段：自由管理
参考下文“进阶技巧”，以习惯代替刻意的提醒，学会了用软件服务工作与生活。
提醒、日历与闹钟
很多时候我们会把GTD软件与日历混用，大概是苹果系统的Siri、其他系统提醒类软件的不科学设计导致的。我们不应该混用这两类软件，iOS长时间存在两种软件，也从侧面说明它们无法相互替代。
为了区分提醒事项、日历与闹钟，我们可以从软件字面意思理解。日历软件中创建的是“日程”，提醒事项中创建的是“任务”，闹钟中创建的是“闹钟”。
日程表示活动，其发生与否与本人的行为无关，一般特点为有开始与结束时间，可以设定多次提醒。例如下午三点开会，大概需要两个小时。
任务表示待办，其为本人需要执行的事项，一般特点为有截止日期。例如周五上课前完成课程作业。
闹钟是一种强提醒行为。秒级、分钟级任务、日程需要使用闹钟配合提醒，例如12.30抢消费券。如果截止日期超过一天，可以设定任务，到了当日再提醒你设定闹钟。
因此，将“任务”加入收集箱前，务必区分任务与日程，避免因使用GTD软件而错失了重要日程。
进入日历的：
- 明天下午3点开会（设置提前15分钟提醒）
- 今晚7点看新闻联播（设置开始时提醒）
- 后天早上6点的飞机（设置提前3小时提醒）
- 李姐让我下午4点去找她拿文件（设置提前5分钟提醒）
- x月xx日xxx生日（设置提前3天、当天提醒）
进入提醒事项的：
- 今早10点准备明天的会议内容（设置10点钟提醒）
- 收拾行李
- 找李姐拿文件
- 今年计划旅游
- 为xxx准备生日礼物（在收到生日提前3天提醒后设置该提醒事项）
效率陷阱
新手应以时间原则安排任务优先级。初次使用或者使用场景简单的用户应该牢记“以时间为单一规则”，避免被复杂的GTD软件功能拖累办事效率。
这里特别指出“重要性、紧急性二维分类法”、“标签”、“优先级”，它们都是新手的效率陷阱。“重要性、紧急性二维分类法”看似很合理，但这种方法其实是GTD流程中间过程的细分，并且这两维都无法量化，容易导致任务越安排越繁杂无头绪；上文给出了简单的分组方法，实际上已经代替了简单标签的功能，无需额外设置标签；牢记“以时间为单一规则”，任务优先级被时间线替代，无需额外设置。
进阶技巧
今日与旗标
绝大部分软件都有“今日”“旗标”两个智能列表（苹果提醒事项为今日与旗标，微软ToDo为计划内与我的一天），今日列表根据任务设定的截止日期自动划分，旗标需要手动划分。
回顾通用方法中的“今日待办”列表，其含义等同于这里的今日与旗标两个智能列表，意味着我们不需要手动创建“今日待办”列表，每天只需要完成今日与旗标两个智能列表即可。
每日任务列表
收集每天都需要完成的固定任务，如定时喝水任务、定时检查邮箱，需要软件支持重复提醒。
归档列表
收集归档任务。
已完成列表
通常不需要额外设置已完成列表，绝大部分软件都会自动隐藏已完成的任务。
条件触发列表
收集非时间条件触发任务，通常是需要等待某人完成了某任务后我这个任务才能开始，例如“待李姐把材料交给我后我再整理为ppt”。
优先级
绝大部分软件都有优先级标签，任务列表默认以优先级第一、时间第二的规则对任务进行排序。
多账号
部分软件支持多账号登录，可以用此区分工作与生活。另外还可以通过账号向他人指派任务。
子任务
有些任务内容繁多或跨越时间长，设置子任务可以明晰完成任务的流程。另外，子任务还可以用于划分时间片，因为人只能短时间高度集中注意力，工作之余可能遗忘已经完成了部分的任务，所以在组织阶段可以按固定的时间（如40分钟）片划分子任务。
同步
部分软件的特色功能
- 滴答清单——每日打卡
- Microsoft ToDo——我的一天
- ios提醒事项——基于位置提醒（其他邮箱账号下同步的任务不支持位置提醒）
- 小米日历——生日、纪念日、倒数日
同步
由于设备限制，我只总结了Windows、安卓、iOS间的同步。
如果只使用一种软件，绝大部分软件都自带账户登录同步功能。如果需要多软件间的同步，则需要一个支持同步的邮箱账号。经测试，支持邮箱同步的GTD软件多多少少不太开放，没有完美的解决办法。
被我被我淘汰的方法：
- 飞书内置日历、待办，只支持单一方式导入，还不能导出
- 滴答清单，免费版的功能有部分阉割，使用久了总有一些限制，同时会员性价比不高（免费版几乎够用）
- 钉钉内置日历、待办，似乎不能跨软件同步
- 小米待办（笔记中的待办功能）不能跨软件同步
- Tim待办功能不齐全，不能跨软件同步